改善业务
任务目标
運用三步驟方法论幫助使用者系統化改善現有業務，從反思現狀到可視化分析，再到策略制定，形成完整的業務改進方案。
触发方式
主动触发
当用户提出以下类型的需求时触发：
- •"改善业务流程"
- •"提升工作效率"
- •"业务有问题需要改進"
- •"流程需要優化"
- •系統化業務診斷
命令触发
bash
/improve [業務主題]
操作步骤
STEP 1: 反思结果
目标：客觀檢視業務表現，識別問題與機會。
1.1 KPT
核心：三欄式反思工具，專注「保持、問題、嘗試」。
| 分類 | 簡稱 | 內容 |
|---|---|---|
| Keep | K | 做得好，要保留的 |
| Problem | P | 有問題，需要改善的 |
| Try | T | 想要嘗試的新方法 |
應用方式：
- •開會前，每個人以5分鐘寫下KPT
- •逐項分享討論
- •找出共識點，形成行動項目
應用場景：專案結束、會期結束、定期審查
1.2 YWT
核心：以「讚、感、想」三個角度反思。
| 分類 | 簡稱 | 含義 |
|---|---|---|
| 讚 | Y | 讚賞他人/團隊做得好的地方 |
| 感 | W | 感恩對他人的貢獻 |
| 想 | T | 下次想改進或嘗試的事 |
應用場景：協作後、專案完成後、定期復盤
使用提示：
- •Y和W回應給他人，T給自己
- •建議Y:W:T比例為 3:2:1
1.3 PDCA 檢核表
核心：計畫-執行-檢查-處理的循環改進方法。
四個階段：
| 階段 | 英文 | 中文 | 目標 |
|---|---|---|---|
| P | Plan | 計畫 | 設定目標、計畫行動 |
| D | Do | 執行 | 執行計畫 |
| C | Check | 檢查 | 比較結果與目標 |
| A | Act | 處理 | 採取行動（標準化或調整） |
檢核表範例：
| 檢核項 | 說明 | 結果 |
|---|---|---|
| 目標是否明確？ | 有無明確目標值 | ☐ 是 ☐ 否 |
| 執行是否按計畫？ | 偏差分析 | ☐ 是 ☐ 否 |
| 數據是否收集？ | 檢查依據 | ☐ 是 ☐ 否 |
| 原因是否分析？ | 問題根源 | ☐ 是 ☐ 否 |
| 改善是否規劃？ | 下一步行動 | ☐ 是 ☐ 否 |
應用場景：持續改進、品質管理
STEP 2: 將業務狀態視覺化
目标：將抽象業務轉化為可視化的分析資料。
2.1 業務盤點表
核心：記錄所有業務項目的狀態。
| 業務項目 | 頻率 | 負責人 | 時間 | 重要度 | 問題點 | 優先順序 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 日報 | 每日 | 張三 | 30分 | 高 | 無 | - |
| 週會 | 每週 | 李四 | 60分 | 中 | 過長 | 2 |
| 月報 | 每月 | 王五 | 120分 | 高 | 自動化不足 | 1 |
分析用途：
- •識別高頻率業務（改善需求高）
- •找出耗時業務（優先改善）
- •評估重要度與現狀的差距
2.2 業務流程圖
核心：流程步驟可視化，識別瓶頸。
基本符號：
| 符號 | 含義 |
|---|---|
| 橢圓 | 開始/結束 |
| 矩形 | 處理步驟 |
| 菱形 | 決策點 |
| 箭頭 | 順序方向 |
分析要點：
- •找出「多餘步驟」
- •找出「等待時間」點
- •找出「重複檢查」
2.3 PERT圖
核心：專案關鍵路徑分析，用於��程規劃。
節點關係：
- •A → B：A完成後B可開始
- •A ║ B：A與B同時進行
關鍵路徑：
- •最長時間的任務鏈
- •決定專案最短完成時間
應用場景：專案時程優化、瓶頸識別
2.4 RACI 矩陣
核心：明確每個任務的角色與責任。
| 字母 | 英文 | 中文 | 說明 |
|---|---|---|---|
| R | Responsible | 執行者 | 實際執行者 |
| A | Accountable | 負責人 | 最終負責者 |
| C | Consulted | 諮詢者 | 需要諮詢的人 |
| I | Informed | 知情者 | 需要被通知的人 |
矩陣範例：
| 任務 | 張三 | 李四 | 王五 | 陳六 |
|---|---|---|---|---|
| 方案設計 | R | C | C | I |
| 批准簽核 | I | A | C | I |
| 執行推動 | R | I | C | I |
重要原則：
- •每個任務只有一個 A（負責人）
- •R 可能有多個，但要明確分工
STEP 3: 思考改善策略
目标：基於分析結果，制定具體改善措施。
3.1 勉強．過剩．不均 (Muri, Mura, Muda)
來自豐田生產方式的三大浪費類型：
Muri（勉強）：超出能力範圍
- •現象：超時工作、過度承諾、設備超載
- •改善：調整工作負荷、增加資源、優化調度
Mura（不均）：工作負荷不穩定
- •現象：忽忙忽閒、工作量波動
- •改善：平衡生產、庫存管理、生產平準化
Muda（浪費/過剩）：不創造價值的活動
- •現象：多餘步驟、等待、移動、過量生產
- •改善：消除浪費、簡化流程
分析方式：
- •列出所有工作中可能的勉強、不均、浪費
- •評估影響程度與改善可行性
- •制定改善優先清單
3.2 ECRS
核心：改進工作的四個方向。
| 字母 | 英文 | 中文 | 說明 |
|---|---|---|---|
| E | Eliminate | 削除 | 消除不必要的工作步驟 |
| C | Combine | 結合 | 合併相似或相關步驟 |
| R | Rearrange | 重排 | 調整步驟順序以提效 |
| S | Simplify | 簡化 | 簡化每個步驟 |
應用步驟：
- •先考慮 E（削除最省力）
- •再考慮 C（結合步驟）
- •接著 R（重新排列）
- •最後 S（簡化細節）
範例：
| 原流程 | ECRS改善 |
|---|---|
| 審核 → 主管簽核 → 副總簽核 → 總經理簽核 | 削除：同級簽核合併為一關 |
| 填寫表單 → 列印 → 簽名 → 掃描 | 簡化：改用數位簽名 |
| A做，再B做 | 重排：改為A與B同步進行 |
3.3 業務改善提案表
核心：標準化改善提案格式。
表單結構：
| 欄位 | 內容 |
|---|---|
| 標題 | 改善提案的名稱 |
| 現況描述 | 目前的問題與影響 |
| 改善方案 | 具體改善措施 |
| 改善效果 | 預期的好處（量化） |
| 實施成本 | 預估成本與資源 |
| 實施時程 | 計畫執行時間 |
| 實施風險 | 可能遇到的困難 |
| 關鍵成功因素 | 確保成功的要點 |
應用場景：員工提案制度、專案改善、流程優化
籌畫會議時應留意的重點
會議前
準備事項：
- • 確定會議目標
- • 準備相關資料（數據、報告）
- • 預先發送議程
- • 確認參與者與角色
議程設計：
- •明確時間分配
- •列出重點議題
- •預留討論時間
會議中
主持人職責：
- •按時開始與結束
- •控制討論方向
- •鼓勵所有成員發言
- •記錄關鍵決議
- •明確行動項目（負責人、截止日）
參與原則：
- •預習資料
- •按時出席
- •積極發言
- •傾聽他人
- •聚焦議題
會議後
後續動作：
- •發送會議紀錄（24小時內）
- •追蹤行動項目執行
- •定期檢查進度
- •評估改善效果
會議紀錄要素：
- •會議日期、時間、地點
- •參與名單
- •討論重點
- •決議事項
- •行動清單（行動/負責人/截止日）
- •下次會議時間
完整工作流程
code
開始 ↓ STEP 1: 反思結果 ├─ KPT (Keep, Problem, Try) ├─ YWT (讚、感、想) └─ PDCA 檢核表 ↓ 識別問題與機會 ↓ STEP 2: 業務狀態視覺化 ├─ 業務盤點表 ├─ 業務流程圖 ├─ PERT圖 └─ RACI 矩陣 ↓ 分析業務現狀 ↓ STEP 3: 思考改善策略 ├─ 勉強．過剩．不均分析 ├─ ECRS改善 └─ 業務改善提案表 ↓ 形成改善方案 ↓ 籌畫與執行改善會議 ├─ 會議前準備 ├─ 會議中執行 └─ 會議後追蹤 ↓ 生成改善報告 ↓ 結束
关键原则
- •客觀性：基於數據而非感覺
- •可視化：流程問題一目了然
- •參與性：全體成員參與改善
- •持續性：PDCA循環，持續改進
- •可測量：改善效果需可衡量
- •可落地：改善方案需具體可行
輸出格式
完成分析後輸出結構化報告。
報告格式詳見 references/output-format.md