Press Outreach Bot

Automatisierte Journalisten-Recherche und personalisierter Outreach für PR-Kampagnen.

Quick Start

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Input: Press Release / Story Angle + Industrie + Region
Output: Journalisten-Liste + Personalisierte Pitches + Follow-Up Sequenz

Workflow

•Story definieren → Kern-Message und Newsworthy-Faktor identifizieren
•Journalisten recherchieren → Basierend auf Beat, Publication, bisherige Coverage
•Media List erstellen → Priorisierte Liste mit Kontaktdaten
•Pitches personalisieren → Individuell auf jeden Journalisten zugeschnitten
•Outreach starten → Emails versenden mit Tracking
•Follow-Up automatisieren → Strukturierte Nachfass-Sequenz
•Ergebnisse tracken → Opens, Replies, Coverage

Output Format

json

{
  "campaign": {
    "name": "Product Launch Q1 2024",
    "story_angle": "Erste KI-gestützte Lösung für...",
    "target_coverage": 10,
    "timeline": "2 weeks"
  },
  "media_list": [
    {
      "journalist": {
        "name": "Max Mustermann",
        "email": "m.mustermann@techpublication.de",
        "publication": "TechPublication",
        "beat": ["SaaS", "Marketing Tech", "AI"],
        "tier": 1,
        "linkedin": "linkedin.com/in/maxmustermann",
        "twitter": "@maxmustermann"
      },
      "relevance": {
        "score": 0.92,
        "reasons": [
          "Schreibt regelmäßig über Marketing-Tech",
          "Hat kürzlich über ähnliches Produkt berichtet",
          "Interesse an AI-Themen (3 Artikel in 30 Tagen)"
        ],
        "recent_articles": [
          {
            "title": "Die Zukunft von Marketing Automation",
            "url": "https://...",
            "date": "2024-01-10"
          }
        ]
      },
      "pitch": {
        "subject_line": "Exklusiv: Erste KI-Lösung für [Bereich]",
        "body": "Personalisierter Pitch...",
        "personalization_hooks": [
          "Bezug auf Artikel über Marketing Automation",
          "Interesse an AI erwähnt"
        ]
      }
    }
  ],
  "outreach_sequence": {
    "day_1": "Initial Pitch",
    "day_4": "Follow-Up 1 (Value Add)",
    "day_8": "Follow-Up 2 (Social Proof)",
    "day_14": "Final Follow-Up"
  }
}

Journalisten-Recherche

Recherche-Quellen

Quelle	Typ	Daten
LinkedIn	Profil	Name, Publikation, Kontakte
Twitter/X	Social	Beat, Interessen, Kontakt
Muck Rack	Database	Kontaktdaten, Artikel-History
Cision	Database	Full Contact Info, Beats
Publikations-Websites	Direct	Autoren-Profile, Recent Articles
Google News	Search	Recent Coverage nach Topic

Details: RESEARCH_METHODS.md

Journalist-Scoring

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Relevanz-Score =
  (Beat Match × 0.35) +
  (Recent Coverage × 0.25) +
  (Publication Tier × 0.20) +
  (Response History × 0.10) +
  (Social Activity × 0.10)

Tier-System

Tier	Beschreibung	Beispiele
1	Nationale Top-Medien	Handelsblatt, FAZ, Spiegel
2	Fach-Leitmedien	t3n, OMR, Gründerszene
3	Branchenmedien	Fachmagazine, Verticals
4	Blogger/Influencer	Relevante Blogs, Podcasts
5	Lokale/Nische	Regionalmedien, Spezial-Blogs

Pitch-Personalisierung

Personalisierungs-Hooks

•

Artikel-Referenz

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"Ihr Artikel über [Thema] hat mich angesprochen, weil..."

•

Beat-Connection

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"Als jemand, der regelmäßig über [Beat] schreibt..."

•

Timing-Hook

code

"Passend zu Ihrer kürzlichen Serie über [Thema]..."

•

Social Proof

code

"Kollegen von [ähnliche Publikation] fanden das spannend..."

•

Exklusivitäts-Angebot

code

"Ich möchte Ihnen exklusiv vor dem offiziellen Launch..."

Details: PITCH_TEMPLATES.md

Subject Line Formeln

code

Newsworthy:
"[Publikation] Exklusiv: [News-Hook]"
"Erste [Innovation] in [Branche]"
"Daten: [Überraschendes Finding]"

Personal:
"Re: Ihr Artikel über [Thema]"
"Für Ihre [Beat]-Coverage"
"[Gemeinsamer Kontakt] empfahl den Kontakt"

Curiosity:
"Warum [Trend] sich gerade ändert"
"Die Zahlen hinter [Phänomen]"

Follow-Up Sequenz

Details: FOLLOW_UP_TEMPLATES.md

Timing

code

Tag 1: Initial Pitch
├── Morgens (Di-Do, 9-10 Uhr)
├── Nicht: Montag, Freitag, Wochenende

Tag 3-4: Follow-Up 1
├── "Quick follow-up" mit zusätzlichem Value
├── Neuer Angle oder Daten

Tag 7-8: Follow-Up 2
├── Social Proof hinzufügen
├── "Andere Publikation X hat berichtet..."

Tag 14: Final Follow-Up
├── "Letzter Check" - respektvoll schließen
├── Offen für zukünftige Stories

Anti-Patterns

code

❌ Mehr als 3 Follow-Ups
❌ Follow-Up am selben Tag
❌ Wochenend-Emails
❌ "Checking in" ohne Value
❌ Guilt-Tripping ("Sie antworten nicht...")

Integration

Mit CRM/Database

typescript

// Journalisten-Daten speichern
await supabase.from('journalists').upsert({
  name: journalist.name,
  email: journalist.email,
  publication: journalist.publication,
  beats: journalist.beats,
  last_contacted: new Date(),
  response_status: 'pending'
});

Mit Email-Tools

typescript

// Outreach-Sequenz starten
await emailSequencer.start({
  recipient: journalist.email,
  sequence: [
    { delay: 0, template: 'initial_pitch' },
    { delay: '3d', template: 'follow_up_1' },
    { delay: '7d', template: 'follow_up_2' }
  ],
  trackOpens: true,
  trackClicks: true
});

Tracking & Reporting

KPIs

Metrik	Ziel	Berechnung
Open Rate	>40%	Opens / Sent
Reply Rate	>15%	Replies / Sent
Coverage Rate	>5%	Articles / Contacted
Positive Response	>25%	Positive / Replies

Pipeline-Tracking

code

Contacted → Opened → Replied → Interested → Coverage
   100    →   45   →   18   →     8     →    4

Checkliste

• Story-Angle klar und newsworthy?
• Journalisten zum Beat passend?
• Pitches personalisiert (nicht generisch)?
• Timing beachtet (nicht Montag/Freitag)?
• Follow-Up-Sequenz geplant?
• Tracking aktiviert?
• Exclusivity-Angebote bedacht?
• Assets bereit (Bilder, Daten, Zitate)?