标准文件审校 (Standard Document Review)

基于 GB/T 1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》，对标准化文件进行全面的符合性审查和质量检查。

审校工作流程

第一步：了解审校需求

与用户确认以下信息：

•文件类型：国家标准、行业标准、地方标准、团体标准还是企业标准？
•文件格式：.doc/.docx、.md、.pdf 还是其他格式？
•
审校深度：
- •快速审查：仅检查结构完整性和必备要素
- •标准审查：检查结构、要素、条款类型和能愿动词（推荐）
- •深度审查：全面检查包括编排格式、图表规范等
•重点关注：是否有特别需要关注的方面？

第二步：读取文件内容

根据文件格式使用适当的工具读取：

•.docx 文件：使用 Read 工具读取
•.md 文件：使用 Read 工具读取
•.pdf 文件：使用 Read 工具读取（可能需要 OCR）

分段读取策略（针对大文件）：

•先读取封面、目次、前言部分
•读取范围、规范性引用文件、术语和定义
•读取主要技术章节
•读取附录、参考文献部分

第三步：执行审校检查

根据选定的审校深度，按以下检查清单进行：

3.1 结构完整性检查（所有审校深度）

必备要素检查：

可选要素检查：

要素顺序检查：标准顺序应为：封面 → 目次 → 前言 → 引言 → 范围 → 规范性引用文件 → 术语和定义 → 符号和缩略语 → 其他技术要素 → 附录 → 参考文献 → 索引

3.2 层次结构检查（标准审查及以上）

层次划分规范性：

• 章编号从1开始连续（范围、规范性引用文件、术语和定义...）
• 条编号使用下脚点（5.1、5.1.1、5.1.1.1）
• 条的层次不超过5层
•
列项符号正确：
- •第一层：破折号（——）或 a)、b)、c)
- •第二层：间隔号（·）或 1)、2)、3)

常见问题：

•❌ 使用"5-1"代替"5.1"
•❌ 条的层次超过5层
•❌ 章编号不连续
•❌ 列项符号混乱

3.3 文件名称检查（标准审查及以上）

名称构成检查：

• 主体元素是否明确（必备）
• 引导元素是否必要（可选）
• 补充元素是否合理（可选）
• 是否包含功能类型词语（术语、符号、分类、编码、试验方法、规范、规程、指南）
• 是否避免了"···标准""···国家标准"等字样

参考：见 elements-structure.md 第6.1节

3.4 条款类型和能愿动词检查（标准审查及以上）

这是标准审校的核心内容。详细规则见 clause-types.md

快速检查方法：

•

使用 Grep 工具搜索能愿动词：

code

pattern: "(应|不应|宜|不宜|可|不必|能|不能|可能|不可能|必须|不得|不可|禁止)"

•
逐一检查每个能愿动词的使用是否正确

重点检查项：

能愿动词	正确用法	常见错误
应/不应	表示强制要求	❌ 使用"必须"代替"应"
宜/不宜	表示推荐	❌ 混淆要求和推荐
可/不必	表示允许	❌ 使用"能""可能"代替"可"
能/不能	表示能力	❌ 使用"可"代替"能"
可能/不可能	表示可能性	❌ 使用"可"代替"可能"

严禁使用的词语：

•❌ "必须"（应改为"应"）
•❌ "不得"、"不可"、"禁止"（应改为"不应"）

定性要求检查：

•❌ "应足够坚固"（应具体化）
•❌ "应较为便捷"（应具体化）

3.5 主要要素内容检查（标准审查及以上）

范围检查：

• 使用陈述句，不使用要求型或推荐型条款
• 简明陈述文件涵盖的主题
• 必要时说明适用和不适用范围

规范性引用文件检查：

• 引导语是否规范
• 文件是否按编号顺序排列
• 注日期引用是否正确标注年份
• 无引用文件时是否说明"本文件没有规范性引用文件"

术语和定义检查：

• 术语条目结构完整（编号+术语+定义，可选：英文对应词、示例、注）
• 定义准确、简明、自洽
• 避免循环定义
• 使用陈述句

前言检查：

• 包含起草规则声明
• 包含版本关系说明（如适用）
• 包含归口单位信息
• 包含起草单位和起草人
• 不应包含要求型条款
• 不应包含推荐型条款

附录检查：

• 正确标明"(规范性)"或"(资料性)"
• 位于正文之后、参考文献之前
• 编号使用大写拉丁字母（附录A、附录B）
• 附录内图、表、公式编号正确（A.1、表A.1、图A.1）

3.6 引用和提示检查（深度审查）

规范性引用检查：

• 要求型条款引用使用"应符合"
• 试验方法引用使用"按""按照"
• 文件编号完整（代号+顺序号+年份号）

资料性引用检查：

• 使用"见""给出"等词语
• 资料性引用的文件列入参考文献

提示自身内容检查：

• 规范性提示使用适当能愿动词+内容编号
• 资料性提示使用"见"+内容编号
• 避免"见上文""见下文"等模糊表述

3.7 图表和公式检查（深度审查）

图的检查：

• 图编号从1开始连续
• 图编号和图题置于图下方
• 标引序号使用正确
• 单位标注规范

表的检查：

• 表编号从1开始连续
• 表编号和表题置于表上方
• 每个表有表头
• 单位标注规范（表头中或右上角"单位为..."）
• 表头不使用斜线

数学公式检查：

• 公式编号右端对齐
• "式中:"后正确解释符号
• 符号一致性（同一符号表示同一量）

3.8 其他规范性检查（深度审查）

注和示例：

• 单个注用"注:"，多个用"注1:"、"注2:"
• 单个示例用"示例:"，多个用"示例1:"、"示例2:"
• 注和示例位置正确

脚注：

• 条文脚注全文连续编号（1)、2)、3)...）
• 图表脚注每个单独编号（a、b、c）
• 条文脚注在页面左下方

常用词使用：

• "和"与"或"使用正确
• "包括"与"由...组成"使用正确
• 其他常用词无误用

第四步：生成审校报告

使用报告模板 review-report-template.md 生成详细的审校报告。

报告结构：

•审校总体评价
•结构完整性审查
•层次结构审查
•文件名称审查
•条款类型和能愿动词审查
•主要要素内容审查
•引用和提示审查
•图表和公式审查
•其他规范性审查
•编排格式审查
•问题汇总
•审校结论

报告生成要点：

•问题分级：严重问题（必须修改）、一般问题（建议修改）、建议改进
•每个问题注明具体位置（章节号）
•提供具体的修改建议
•使用符号：✅（符合）、❌（不符合）、⚠️（基本符合）

第五步：与用户沟通

•呈现报告：提供完整的审校报告
•重点说明：突出严重问题和主要建议
•答疑解惑：解答用户关于审校结果的疑问
•协助修改（如需要）：帮助用户修改发现的问题

参考资料

本 Skill 包含以下参考文件，审校时根据需要加载：

references/clause-types.md

条款类型和能愿动词使用规则的详细说明，包括：

•5种条款类型（要求、指示、推荐、允许、陈述）
•能愿动词使用规则
•常见错误对照表
•审校要点

使用时机：进行条款类型和能愿动词检查时必读

references/elements-structure.md

标准文件的要素和结构规则，包括：

•文件层次结构
•文件要素分类和构成
•核心技术要素
•重要要素编写规则
•层次编号规则
•审校要点

使用时机：进行结构完整性和要素内容检查时参考

assets/review-report-template.md

审校报告的标准模板，包含完整的报告框架和检查项。

使用时机：生成审校报告时使用

审校技巧

高效审校方法

•
使用 Grep 工具快速定位：
- •搜索能愿动词：(应|不应|宜|不宜|可|不必|能|不能|可能|不可能|必须|不得|不可|禁止)
- •搜索章节号：^(#{1,4})\s+(\d+\.?)+
- •搜索图表编号：(图|表)\s*\d+
•
分模块审校：
- •先整体后局部
- •先结构后内容
- •先必备后可选
•
重点关注：
- •能愿动词使用（最常见的问题）
- •必备要素完整性
- •层次编号规范性

常见问题快查

问题类型	快速检查方法
"必须"误用	Grep 搜索 `必须`
"不得/不可/禁止"误用	Grep 搜索 `(不得\|不可\|禁止)`
章编号不规范	检查是否有 `1-1`、`1.1.1.1.1.1` 等
列项符号混乱	检查 `——`、`a)`、`·`、`1)` 使用
范围使用要求型	检查范围章节是否有"应"
前言包含要求	检查前言是否有"应""宜"

注意事项

•
审校深度与时间：
- •快速审查：适合初稿或时间紧张
- •标准审查：推荐用于正式审查
- •深度审查：用于报批前终审
•
专业术语：
- •尊重专业领域的术语习惯
- •不过度纠正专业术语的表述
•
客观中立：
- •基于 GB/T 1.1-2020 客观评价
- •不主观臆断作者意图
- •问题明确、建议具体
•
报告质量：
- •问题描述准确、具体
- •修改建议可操作
- •重点突出、层次清晰

快速开始示例

用户："请审校这个标准文件"

Claude：

code

我将按照 GB/T 1.1-2020 的要求为您审校这个标准文件。

请先确认以下信息：
1. 文件类型：国家标准/行业标准/地方标准/团体标准/企业标准？
2. 审校深度：快速审查/标准审查（推荐）/深度审查？
3. 特别关注：有没有特别需要关注的方面？

同时请提供文件路径或内容。

然后根据用户需求，执行审校流程，最后生成详细的审校报告。